Les statuts de prêt sont définis pour chaque méta-institution de prêt, ce qui signifie que les paramètres sont partagés (et identiques) pour chaque bibliothèque définie dans le système de prêt.. Cependant, il est possible de limiter les statuts qui peuvent être sélectionnés pour des localisations spécifiques (voir détails plus loin) et il est par conséquent possible de paramétrer différents statuts « Perdu1 », « Perdu2 », « Perdu3 » propre à chaque institution.
Après la sélection de cette option, un écran sommaire s'affichera:
Code du statut de prêt: le code assigné.
Description: la description de ce code dans la langue courante de l'utilisateur.
Actif: activation ou désactivation du code.
En outre, il est possible d’afficher une "icône" à des exemplaires liés à ce statut – (devant chaque exemplaire). Voir les détails plus loin.
: Choisissez cette option pour ajouter un nouveau code. Consulter la section 481.17.1 pour plus de détails.
: Sélectionnez un code et puis cette option pour consulter/modifier les détails. Consulter la section 481.17.1 pour plus de détails.
: Sélectionnez un code et puis cette option pour créer un nouveau code en copiant le code existant choisi.
: Choisissez cette option pour ajouter des commentaires au code. Consulter la section 481.17.2 pour plus de détails.
: Choisissez cette option pour définir comment ce statut spécial doit être affiché dans le WebOPAC. Consulter la section 481.17.3 pour plus de détails.
: Choisissez cette option pour définir les localisations dans lesquelles le statut choisi peut être utilisé. Consulter la section 481.17.4 pour plus de détails.
: lance le traitement des statuts de prêt en jobs d'arrière-fonds. Consulter la section 481.17.5 pour plus de détails.
: Choisissez cette option pour ajouter un nouveau code. Un écran de saisie composé de trois onglets s'affichera. Le libellé de chaque onglet n’a aucune signification spécifique, il permet simplement de regrouper les paramètres logiquement ensemble.
Code de statut de prêt Clef unique. Dans la plupart des cas, ce code ne s’affiche pas, seule la description est montrée dans l’application.
Lors de la création d’un nouveau code, cette zone peut être modifiée. Elle n’est pas modifiable une fois les paramètres validés.
Description Description du code qui s’affiche pour le personnel. La description montrée est dans la langue courante de l'utilisateur. Pour une bibliothèque multilingue, cette description doit être modifiée pour chaque langue exigée.
Icône affichage Pour les prêts courants pour lesquels le statut de prêt est paramétré, cette icône est affichée dans la liste des exemplaires en prêt et sur divers écrans qui permettent de signaler une spécificité à l’exemplaire. Il en existe 15.
La lettre bleue I est également utilisée quand il y a une note de statut (et pas de code particulier). Le triangle jaune est affichée quand il existe un document peut être réservé pour la pénultième fois et donc est réservé à cet usage.
Affichage statut (personnel) Description à afficher en montrant les détails d'un exemplaire pour lequel ce statut de prêt a été appliqué. Consulter la section 481.17.1.1.
Valide pour Définit les contextes dans lesquels ce statut peut être appliqué à un exemplaire. La liste déroulante offre les options suivantes:
· En prêt uniquement – il ne peut être appliqué qu’aux exemplaires prêtés
· Pas en prêt - il ne peut PAS être appliqué aux exemplaires prêtés
·
En prêt et pas en prêt - le statut peut être appliqué si l'exemplaire est prêté ou pas.
· Impossible à sélectionner (statut système) - ceci est employé pour le statut "retour non normal", qui est seulement généré par le système.
Statut de prêt (externe) Ceci est employé pour indiquer comment des exemplaires ayant ce statut doivent "être décrits" pour les interfaces externes (comme SIP2 ou en exportant les fichiers d'exemplaire) – vous pouvez choisir entre :
· Rien de spécial
· Prétendu rendu
· Perdu
· Manquant
· Autre
Consulter aussi Signaler quand l'exemplaire est trouvé.
Utilisé: Cocher cette option si le code peut être utilisé.
Détruire si plus utilisé Si le paramètre Utilisé n’est pas coché, le statut de prêt ne sera pas utilisé (et ne sera pas proposé dans un menu déroulant). De tels codes ne peuvent pas être nécessairement supprimés, s’ils ont été utilisés pour un exemplaire. L’option Détruire si plus utilisé permet de supprimer ce paramètre quand il n’y a plus d’exemplaires rattachés à ce code.
Suspendre amendes, Générer amendes – Voir les détails sur le traitement des amendes dans la section 481.17.1.2.
Suspendre relances - Permet de suspendre la génération des rappels pour ce prêt.
Créer facture - Ceci définit si des frais doivent être produits quand ce statut de prêt est appliqué.
Considérer comme prêté (jours) – En fonction de la définition du statut, si un exemplaire est en prêt quand le statut est appliqué, il peut être pertinent d’enlever l’exemplaire du prêt, ou de le laisser en prêt – ou de le laisser en prêt pendant quelques jours. Par exemple, si le statut est simplement appliqué pour générer des amendes, la valeur 99999 signifie que l’exemplaire reste en prêt. Si l’exemplaire doit être détruit, la valeur peut être 0, ce qui entraîne la suppression de l’exemplaire sur le compte de l’usager. Cependant, pour des statuts comme “prétendu rendu” les bibliothèques souhaitent que l’exemplaire soit enregistré comme « en prêt » pour une certaine période le temps d’effectuer de plus amples recherches. A la fin de cette période, si le document n’est pas retrouvé, l’exemplaire ne sera plus sur le compte de l’usager (et ce statut est enregistré sur la fiche de l’usager). S’il s’avère que l’exemplaire est retrouvé rapidement, et qu’il a été effectivement rendu, alors l’exemplaire peut être simplement retourné dans le processus normal. Le statut n’est donc pas enregistré sur la fiche de l’usager.
Consigner dans l'historique - Le système garde un historique des changements de statut de prêt de l'exemplaire. Pour certains statuts, cette information n'est probablement pas intéressante – par exemple, un exemplaire à qui le statut « prétendu rendu » a été assigné (puis trouvé)..
Attention
Le système garde toujours le statut PRÉCÉDENT d’un exemplaire, quand le statut de prêt est enlevé ; par exemple, un exemplaire lié au statut "perdu", même lorsqu'on l'a trouvé.
Traiter exe comme indisponible – Permet de traiter les exemplaires comme indisponibles ou non.
Exe avec ce statut peuvent être modifiés – Indiquez si les exemplaires peuvent être mis à jour. Vous pouvez choisir entre :
· Oui – l'exemplaire peut être mis à jour (par exemple dans l'AFO 423)
· Non - – l'exemplaire ne peut pas être mis à jour (par exemple dans l'AFO 423)
· Alerte – un message s’affiche lors de la modification de l'exemplaire (par exemple dans l'AFO 423)
Exemplaire 'en rayon' ** Réservé pour un futur usage **
Exe non réservable l'exemplaire ne peut pas être utilisé pour honorer une réservation, quand ce statut est appliqué.
Permettre le prêt via SIP2 – si cette option est cochée, des exemplaires avec ce statut peuvent être prêtés via SIP2.
Signaler quand l'exemplaire est trouvé – Quand un exemplaire est donné ou rendu, piégé sur la liste de retrait ou envoyé à une autre localisation (par exemple l’AFO 462), alors le système supprimera le statut spécial (éventuellement l’information est enregistrée dans l’historique comme décrit ci-dessus). Si cette option est cochée, le personnel sera averti de ce statut pendant les transactions. Par exemple, pour un statut qui permet simplement de suspendre les relances, il n’est pas utile de signaler au personnel que l’exemplaire est retrouvé.
Eliminer amendes (personnel) – Voir les détails sur le traitement des amendes dans la section 481.17.1.2.
Modifier en statut, Après combien de jours – Si l’exemplaire est “prétendu rendu” pour une longue période, on suppose qu’il est vraiment manquant. Le système modifiera son statut de prêt en un autre statut après la période définie.
Conserver courant (jours) – Tous les statuts appliqués à un exemplaire en prêt sont enregistrés sur la fiche de l’usager (sauf quand ils sont rendus en fonction de la période définie dans “Considérer comme prêté”). Un usager qui prétend de façon répétée avoir rendu des documents pour éviter des amendes peut être repéré. Ce paramètre détermine pour quelle durée ces types de statut peuvent être pertinents. Voir l’aide de l’AFO 482 – Paramètres de prêt : usagers pour plus d’informations.
Attention
Si un prêt est lié à un statut “Prétendu rendu”, “Perdu” ou “Manquant”, l’exemplaire est par la suite prêté à un autre usager (et est bien sûr encore enregistré en prêt) alors un « Retour anormal » n’est pas généré.
Suppression des statuts d’exemplaire
Le statut de l’exemplaire sera “supprimé” du système où l’exemplaire est traité. Spécifiquement quand un exemplaire qui a un statut spécial passera dans les Prêts (AFO411), les Retours (AFO412), les Prolongations (AFO413/Prolongation exemplaires). De plus, les options de déplacement (AFOs 462, 463) impliquent également l’existence physique du document.
Le statut peut être également explicitement supprimé depuis l’AFO423 (Gestion des exemplaires). Alors que des situations impliquent que le personnel détient le document entre les mains, cette option ne l’impose pas.
Si la localisation enregistrée est la même que la localisation courante, alors le système considèrera que l’exemplaire est vraiment dans la bibliothèque ; il offrira donc une des cinq options suivantes :
1.
Relocaliser l’exemplaire à la localisation en cours.
2.
Relocaliser l’exemplaire à la localisation en cours et le mettre en déplacement dans sa localisation gestionnaire
3.
Relocaliser l’exemplaire à la localisation en cours et le mettre en déplacement dans sa localisation propriétaire
4.
Prendre la dernière localisation enregistrée comme la localisation de l’exemplaire en cours
5.
Aucun de ces cas
En dernier lieu, le personnel doit modifier les données d’exemplaire, mettre en déplacement, etc. si nécessaire manuellement (et de fait, l’option 4 s’appliquera).
Quand l’exemplaire est « trouvé » en AFO411, 412 etc., alors si la localisation en cours n’est PAS la localisation gestionnaire, l’exemplaire sera temporairement relocalisé à la localisation en cours.
Le paramètre “Traiter exe comme indisponible” déterminera comment l’exemplaire doit être traité. S’il est coché, les exemplaires ayant ce statut seront traités comme s’ils étaient manquants. Ils n’apparaîtront pas sur la liste de retrait des réservations et ainsi de suite.
Le paramètre "suspendre les amendes" signifie que le système ne va plus calculer les amendes pour ce prêt (quand le paramètre est coché). A plusieurs endroits, le système conserve en mémoire les dettes relatives aux amendes, c-à-d. que les amendes seraient dues si l'exemplaire finalement rentre. Si "suspendre les amendes" est COCHE, il n'y aura pas d'amende due.
La question qui vient à l'esprit est maintenant : qu'arrive-t-il si l'exemplaire est déjà en retard quand ce statut lui est attribué ? Le paramètre "générer amendes" dit au système de les calculer et de les faire payer. Pour un "retour réclamé", ce serait typiquement réglé sur NON. Alors que pour un exemplaire perdu, les bibliothèques décident bien souvent de maintenir les amendes (en plus des éventuels coûts de remplacement de l'exemplaire).
Prenons le cas où "Suspendre les amendes" est coché. A partir de ce moment, le système ne va plus calculer d'amende. Que se passe-t-il si l'exemplaire est "en amende", puis il est "retrouvé", par exemple après que le lecteur a fait remarqué qu'il l'a déjà rendu ? Normalement, on accepte la remarque du lecteur et on fait grâce de l'amende. Cependant, il est possible de dire au système de calculer les amendes et de les faire payer, même si ce n'est pas habituel.
Des actions différentes doivent parfois être prises si l'exemplaire "réapparaît" suite à une démarche en "backup" ou en "self-service". Pour cela, on a ces différentes options : actions à faire offline ou à faire par le personnel. Clairement, demander l'attitude à adopter est inapplicable en offline.
Enfin, notez que si l'exemplaire est en retard quand ce statut lui est appliqué, et que des amendes ont été générées, aucune amende supplémentaire ne sera calculée. Donc, par exemple, si les paramètres laissent un exemplaire en prêt pour une "période probatoire", et que l'exemplaire est retourné après cette période, les amendes seront annulées. (A l'inverse, si l'exemplaire n'était PAS en retard quand le statut lui a été appliqué, alors aucune amende n'était due à ce moment-là, et le retour en retard de l'exemplaire aurait bel et bien généré une amende!). Bref, le système ne génère une amende qu'UNE SEULE FOIS pour une transaction de prêt – toute autre logique rend les choses désespérément confuses pour le personnel et les lecteurs.
: Choisissez cette option pour ajouter des commentaires au code.
Cette option permet d’afficher des notes concernant l’utilisation et les paramètres liés à un statut.
Après la sélection de cette option, un écran de saisie s'affichera:
Attention
Les commentaires ne sont pas multilingues - et ne sont utilisés que pour le personnel.
Quelques statuts peuvent exiger différentes descriptions dans l'application ou le WebOpac. Par exemple, un statut qui permet de suspendre les relances n'aurait aucun impact sur le statut de l'exemplaire lui-même - il est toujours prêté.
Pour d'autres, tel que "prétendu rendu", il est utile de montrer le libellé « prétendu rendu » au personnel, et simplement "non disponible" dans le WebOpac.
: Choisissez cette option pour définir comment ce statut spécial devrait être affiché dans le WebOPAC. Après la sélection de cette option, un écran sommaire s'affichera:
Choisissez une langue en double-cliquant sur une ligne. Un écran de saisie s'affichera, vous pouvez y introduire le texte désiré :
Affichage exe OPAC principal: description du point de vue des données bibliographiques.
Affichage pour les emprunteurs: si les exemplaires sont en prêt, description sur la fiche de l’usager.
Attention
Ces affichages REMPLACERONT tous les autres statuts d'exemplaire– par exemple plutôt qu'une date d'échéance, le système montrera "manquant" dans l'OPAC.
Si ces zones sont laissées VIDES, alors ce statut est ignoré et le statut "normal" sera montré (en autres termes: le statut appliqué n'est pas intéressant pour le public) - par exemple, le fait que des amendes aient été suspendues n'est pas pertinent à l'OPAC.
Une des caractéristiques des transferts est la capacité de limiter les localisations à partir desquelles un exemplaire peut être envoyé à un gestionnaire manquant.
: Choisissez cette option pour définir les localisations pour lesquelles le statut choisi peut être utilisé. Après la sélection d'un code puis de cette option, un écran de saisie s'affichera :
La liste des localisations (appartenant à la méta-institution de prêt) sous la forme Institution/Localisation est affichée du côté gauche. Des localisations choisies peuvent être déplacées vers la droite. Celles du côté droit peuvent NE PAS utiliser le statut de prêt. Par défaut, un statut de prêt est disponible à toutes les localisations.
Il y a plusieurs processus qui dépendent du temps lié aux paramètres de statut de prêt, comme décrit ci-dessus. Ils permettent de :
· basculer un statut de prêt automatiquement vers un autre statut
· déterminer la période pendant laquelle le statut de prêt est considéré comme "courant" pour un usager
· déterminer la période pendant laquelle le document demeure en prêt (le paramètre Considérer comme prêté)
· supprimer des codes complètement du système (quand le paramètre Détruire si plus utilisé est coché)
: Commence le traitement des statuts de prêt en jobs d'arrière-fonds. Le système passe à l’écran standard “démarrer activité”.
· Document control - Change History
|
Version |
Date |
Change description |
Author |
|
1.0 |
July 2007 |
creation |
|
|
1.1 |
November 2007 |
Modifications |
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